Hvornår skal man bruge hvilken kontrakt?

De første overvejelser

Der er to ting i et byggeri som man kun ser på igen hvis det er gået helt galt. Det ene er fundamentet og det andet er kontrakten. Begge dele er grundlæggende for byggeriets sundhed og hvis man har valgt den forkerte løsning er det meget svært at rette op på.

Det er derfor meget vigtigt at man vælger den kontraktform som passer til det man ønsker at bygge. På figuren kan du se fire felter som viser de fire generelle former for kontrakter som man bør overveje. Der findes mange flere end dem der er inden for de fire felter, men hvis man har brug for disse betyder det også at man skal lave en meget dybere undersøgelse.

Det første man skal overveje er om man har en portefølje af projekter eller kun et projekt man udbyder. Der kan være en fordel i at opbygge en portefølje hvis man som bygherre har flere projekter der ligner hinanden. Det betyder at man kan reducere udgifter til udbud eller til at finde virksomheder der kan løse opgaven.

De færre transaktionsomkostninger man har ved at have færre samarbejdspartnere, kan også betyde at de virksomheder man arbejder sammen med vil bruge den ekstra tid/omkostning det er at lave en løsning der passer lige til din organisation.

"Et eller mange byggeprojekter"

Når du har overvejet hvor mange byggeprojekter du har skal du se på hvilken type opgaver du har. Her kan det være en god ide at se på hvor komplekst byggeri eller renoveringssager du typisk har. Hvis det byggeri du har er noget hvor du med enkle ord kan beskrive hvad du gerne vil have (ca. én A4 side) eller det du ønsker at få lave er meget standard hvor mange leverandøre kan løse opgaven, så er kompleksiteten lav.

Hvis kompleksiteten er lav giver det mest mening at benytte et traditionelt udbudsparadigme eller en rammeaftal (de blå felter). Disse har simple tildelingskriterier med pris som hoved tildelingskriterie. Dette kan gøres fordi det er simpelt at kontrollere kvalitet og det er ikke nødvendigt at skabe en kompleks organisation til at løse en simpel opgave.

Når opgaven bliver kompleks

Det er dog ikke alt byggeri som er så simpelt at det kan beskrives kort eller hvor der er et stort udvalg af standard løsninger at vælge imellem. Mange gange skal der en unik løsning til, og her er det meget vigtigt at have det rigtige hold til at løse opgaven og det får man kun gennem den rigtige udbudsstrategi. Du er nu i de grønne kasser når det kommer til typer af aftaler der passer bedst til dit projekt.

Har du ”kun” et projekt som skal udbydes er det vigtigt at du benytter en strategi som passer til et relativt kort samarbejde. Det betyder også at det er vigtigt at benytte et team af leverandører som kender hinanden og som fra dag ét kan arbejde sammen. Dette kan ske gennem at benytte et team der arbejder med ”Integrated Project Delivery” (IPD) hvor virksomhederne allerede på forhånd har strømlinet en masse processer. Det er også meget vigtigt at være sin rolle bevist og beskrive hvad man ønsker og hvad det endelige mål er, og derefter give virksomhederne frihed til at lave hensigtsmæssige løsninger.

I det tilfælde at du kan skabe en portefølje af projekter, hvor du kan indgå en aftale med et konsortium af virksomheder, kan du lave et strategisk partnerskab. De virksomheder du indgår aftalen med danner typisk et Joint Venture. Der laves en rammeaftale hvor din strategiske partner løser byggeopgaver for dig, typisk for en fire års periode plus det tidsinterval hvor igangsat byggeri afsluttes. 

Det kræver stor ledelsesinvolvering at have et strategisk partnerskab og det betyder at du som bygherre skal omstille din organisation. I stedet for at kunne håndtere udbud skal du i højere grad aktivt deltage i byggeprocessen. Samtidig betyder det at du som bygherre fralægger dig en del af den beslutningskompetance som du vil have i andre typer af indkøbsstrategier. Dine strategiske partnere skal tages med på råd og i skal sammen finde ud af hvad der er optimalt for fællesskabet.

At vælge den rigtige strategi er nødvendigt for at skabe de optimale ramme for dit byggeri og hvis det viser sig at strategisk partnerskab er det rigtige for jer kan du læse mere om det her.